Jak pracować bardziej efektownie?

Praca to rzecz, od której nie da się uciec. Miliony zagubionych, małych karteczek, przegapione spotkania, goniące deadliny i ciągłe uczucie stresu – myślę, że każdy z nas mierzy się z tymi problemami. Jednak istnieje ogólny zbiór zasad, który pomoże Ci w organizacji pracy. Podręczny kodeks pracy opiera się tak naprawdę na relacji przestrzeni i czasu.

Gdzie pracujesz?

Nie jest to pytanie dotyczące firmy. Chodzi o miejsce naszej codziennej pracy. Biurko, biuro, gabinet czy kawiarnia – we wszystkich tych miejscach obowiązuje ta sama zasada: porządek. Umiejętność organizacji własnej przestrzeni wcale nie jest czymś oczywistym. Najważniejsze, by na naszym biurku nie znajdowało się zbyt wiele przedmiotów jednocześnie. Papiery trzymaj po jednej stronie, kubek z kawą po drugiej. Warto zawsze mieć przy sobie kalendarz czy planner, by w razie potrzeby szybko coś zanotować. Przedmioty o wartości sentymentalnej lepiej zostaw na boku, żeby nic na pewno Cię nie rozpraszało.

Jeśli pracujesz zdalnie w domu, ta zasada również Cie obowiązuje. Podziel mieszkanie na konkretne przestrzenie – wydziel miejsce pracy i relaksu. Praca w łóżku brzmi jak spełnienie najskrytszych marzeń, jednak w praktyce nie jest to najlepszy pomysł. Nasz mózg odczuwa potrzebę podziału. Istnieją miejsca takie jak biurko, które bezpośrednio kojarzą nam się z pracą. Siadając przy nim, powinniśmy czuć się skupieni. W domu z każdej strony czyhają na Ciebie potencjalne rozpraszacze. Ponadto przed pracą warto przygotować zestaw napojów i przekąsek, by uniknąć ciągłego chodzenia do kuchni. Pracować zdalnie możesz praktycznie wszędzie, dlatego czasem warto zabrać ze sobą laptopa i wybrać się do kawiarni. Zmiana przestrzeni oraz towarzystwo innych ludzi, często dobrze wpływa na produktywność.

Może to nie do końca oczywiste, ale ważne jest, żebyś porządek utrzymywał również w komputerze – usuwaj niepotrzebne maile, zapisuj tylko te najistotniejsze. Jeśli nie masz czasu przeczytać wiadomości, nie otwieraj jej. To wprowadza niepotrzebny chaos.

Od czasu do czasu

Czyli krótko o samoorganizacji. Najlepszym sposobem na kontrolowanie naszego czasu jest prowadzenie kalendarza czy plannera. Każdego poranka powinniśmy zapisywać rzeczy do zrobienia w danym dniu, aby kontrolować listę zadań. Ponadto warto sporządzać tygodniowe, a nawet miesięczne rozpiski początkowo o dość dużym stopniu ogólności, by później je zawężać.

Jak pracować bardziej efektownie?

Najlepiej, żebyś swój dzień w pracy rozpoczynał od najważniejszych zadań. W ten sposób będziesz mieć pewność, że żadne zlecenie nie zostało pominięte. Wszelkiego rodzaju maile i telefony zostaw na później. Jeśli od nich zaczniesz, mogą się znacznie przedłużyć, przez co nie zdążysz wykonać najważniejszego zadania. Pamiętaj, że jeżeli mail jest za długi, lepiej nie tracić czasu na układanie długich wiadomości i po prostu wykonać telefon. Podczas sporządzania planu dnia bądź realistą. Staraj się nie planować więcej niż trzy duże projekty na dzień. Większa liczba jedynie przysporzy Ci stresu i wprawi w wyrzuty sumienia.

Kalendarz to Twój najlepszy przyjaciel. Utrzymuj w nim porządek, a już wykonane zadana wykreślaj – to da Ci jasny obraz tego, ile jeszcze musisz zrobić. Jeśli korzystasz z kalendarza w wersji elektronicznej, warto wykorzystać wszystkie jego możliwości – ustawiaj alarmy i przypomnienia. Niech planner stanie się Twoją prywatną asystentką.

W przypadku pracy zdalnej dobrze jest ustalić konkretne godziny pracy. Oczywiście mogą być one bardziej elastyczne niż te w biurze, jednak warto ustalić ogólne granice. W ten sposób Twój dzień będzie miał strukturę i unikniesz wrażenia przepracowania.